行政人員基本功課程

課程背景：
進入企業(yè)工作，行政人員必備三項基本功。一是業(yè)務經營、綜合管理必然與政府部門溝通交流，您了解政府部門的架構嗎？二是行政工作中會議管理是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障工具，您能恰如其分地組織一場會議嗎？三是內外練習必有文書來往，您知道如何寫出得體的公文，如何進行文書檔案管理嗎？
把握政府架構、精于會議管理、擅寫擅管文書。三項職場基本功，本課程帶您一網打盡！

課程收益：
了解政府基本組織機構、準確對應溝通部門
掌握會議管理的基礎知識及成本分析、提高辦會水平及會議管理能力
把握《黨政機關公文處理工作條例》的常用公文分類及格式運用，掌握構思與行文方法；有效提升受訓單位的公文規(guī)范化程度及寫作技巧。
熟練掌握檔案的基本定義及分類辦法；把握檔案管理的原則及流程；有效提升文書建檔、安全管理及文書檔案利用水平；

授課對象：
企業(yè)相關工作人員。

授課方式：
1．主題講授；
2．案例研討；
3.視頻欣賞；
4．分組演練

課程大綱：
厘清政府架構暢通政企渠道（約2小時）
前言：“您所在的企業(yè)經常打交道的政府部門是哪一個？它是權力機關還是行政機關？不滿意它的答復或服務，找誰投訴？
中國政府基本概況
基礎知識
政府的含義
定義
憲法規(guī)定的各國家機關的關系
國家權力機關與行政機關的關系
國家機關與黨委會之間的關系
*政府的基本架構
組成部門
直屬機構
辦事機構
事業(yè)單位
3、*政府與各級地方政府的關系
4、政府部門之間的關系
5、政府部門內設機構
一圖了解政府層級
政府運行機制
領導體制和決策機制
（1）首長負責制，領導分管體制；民主集中制，科學民主決策
（2）會議制度
（3）文件制度
2、法治政府建設
（1）2018年政府機構改革成效
（2）企業(yè)辦事指南——解讀XX酒業(yè)制造公司由出生到上市的政府溝通部門圖譜

會聚能量才有益議——企業(yè)會議管理實務（約4小時）
前言：請大家計算一下：上個月我們平均每天在會議上花費多少時間？上月您的會議時間占了當月標準工作時間的百分之幾？
第一講：會議概述
一、會議的基本功能
（一）決策：開發(fā)創(chuàng)新、制定政策
（二）控制：傳達指令、收集信息
（三）協(xié)調：協(xié)調矛盾、解決問題
（四）教育：激勵士氣、共享資源
二、會議的基本類型
（一）分類
1、按組織類型
2、按時間的規(guī)定性
3、按出席對象
4、按功能性質
5、按議題性質
6、按照規(guī)模大小
7、按會議采用的方式手段
8、按與會者的國籍及議題的范圍
（二）企業(yè)內部常見會議
1、功能性質：決策性（必有決議、決定）、討論性、執(zhí)行性（分配工作、布置任務、執(zhí)行政策）、告知性（發(fā)布會、說明會）、學術性、協(xié)調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；
2、常用會議種類：股東大會、董事會議、總經理辦公會、部門月度會、年會、新品發(fā)布會、業(yè)務研討會。
案例解讀：萬達的會議管理：萬達開會、*不睡——XX公司管理制度
三、會議成本
（一）直接成本
（二）效率損失成本
（三）時間成本
工具運用：會議總成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×開會時間（小時）

第二講：高效會議實務
一、低效會議及高效會議的表現(xiàn)
（一）七大表現(xiàn)您有嗎？
（二）造成低效會議的原因
（三）高效會議七大特征
視頻：會議眾生相
二、如何進行高效會議
（一）會議組織與管理：會議成功四要素
1、會議準備
（1）不同角色的準備：組織者、被邀請者
（2）會議規(guī)模管理
（3）時間安排：A時點：工作生物鐘B長度：如何策劃時長
2、場地與布置
（1）不設在經常被打斷的地方
（2）長桌與圓桌
（3）多種方案
（4）會場紀律
3、會議控制
（1）時間控制
（2）流程控制
案例：勘彌大師的鞋帶——保護與會者熱情
孩子拼圖的故事——換角度看問題
工具運用：羅伯特議事規(guī)則十二條
會議溝通三部曲：會前、會中、會后
4、會議成果
時刻檢討
形成記錄
時間允許，處理“停車場”內容
會后跟進：任務承擔、會議督辦
會議角色與權責
會議主席
主持人
記錄人
支持人
參會者

第三講：會議管理技巧運用
會議規(guī)劃方法：流程周期法
概念：它通過將一個項目分解成若干步驟，明確每一步驟應做什么來規(guī)劃項目，以提高效率和效果。
要素：目標、結果、步驟、原則、反饋
會議效率提高的思考方法：*
1、概念：*·德·波諾博士開發(fā)并流行于西方企業(yè)界的，最有效的思維訓練。它提供了“*”的工具，從而避免將時間浪費在互相爭執(zhí)上。
2、*的運用
（1）平性思維與垂直思維的區(qū)別
（2）為什么使用帽子？
（3）為什么是六頂——六頂帽子的不同含義
3、*的適用場合
（1）單獨使用
（2）會議使用
現(xiàn)場練習：藍色帽子的會議使用
政府會議管理制度介紹
概要解讀《天津市人民政府辦公廳關于進一步加強政府系統(tǒng)會議管理的意見》

第三部分檔案管理與公文寫作（約6小時）
前言：2017年國際檔案理事會《中國受災紙質檔案的搶救與修復——以北川地震受災檔案為例》。
第一講：庫里乾坤大——檔案管理的基礎知識
一、關于檔案管理
1、檔案的起源與沿革：
（1）國家——文字——檔案
（2）文字——國家——檔案
（3）文字——檔案——國家——有條理的檔案
（4）結繩、刻契——檔案——文字——國家——有條理的檔案
2、定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
3、檔案管理六大工作內容：
（1）收集
（2）整理
（3）鑒定
（4）保管
（5）統(tǒng)計
（6）利用
現(xiàn)場問答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項最難？
4、您了解檔案嗎？
（1）定義：《檔案法》第二條
（2）屬性分解：當時性、親自性、真實性、記錄性
二、詳解檔案分類
1、基本概念
（1）定義：依據(jù)一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次的區(qū)分，并形成相應的體系。
（2）主要依據(jù)：國家檔案局《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《企業(yè)檔案分類》
（3）根據(jù)檔案內容性質的九大類：管理、基建、科研、產品、設備、會計、合同、員工、特殊載體檔案。
案例研討：請談一談檔案與文件的區(qū)別？
2：解讀企業(yè)五種常用檔案
文件類檔案
（2）會計檔案
A:會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會計憑證；
B:會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
C:財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
（3）人事檔案
（4）特殊載體檔案
（5）科技檔案：基建與設備類
案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實物檔案有哪些？

第二講：卷中日月長——文書檔案管理實務運用
一、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點、聯(lián)系、方便、協(xié)調
1、以全部檔案為對象
2、依據(jù)單位管理職能劃分
3、結合檔案內容和形成特點
4、保持檔案材料的內部有機聯(lián)系
5、方便管理與利用
6、協(xié)調統(tǒng)一、不隨便改動
二、做好檔案管理六環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用
1、收集：檔案管理工作的實際起點
案例討論：
（1）本單位部門多檔案資料重疊多，如何才能確保資料收集完整及時？
（2）哪些要歸檔？哪些不歸檔？
練習：表格制作：本單位檔案分類表
2、整理：
（1）區(qū)分全宗
（2）分類方案制定
（3）類別號設定
（4）檔案排列
（5）檔號編制
（6）互見號填寫
（7）檔案編目
（8）建立全宗卷
3、鑒定
（1）按鑒定時段包括：歸檔鑒定到期鑒定
按鑒定內容包括：價值鑒定質量鑒定利用范圍鑒定
（2）檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作：
區(qū)分檔案與非檔案。
區(qū)分“*”與“非*”。
區(qū)分重要檔案和一般檔案。
區(qū)分要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。
區(qū)分歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。
區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案
4、保管
（1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案備份要求；
（2）檔案修護要求；
（3）庫房管理要求——“以防為主，防治結合”，確保檔案安全
5、統(tǒng)計
（1）及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表；
（2）建立檔案工作統(tǒng)計臺賬；
（3）保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性——進行統(tǒng)計分析研究
6、利用
（1）加強檢索系統(tǒng)的建設；
——分為手工檢索系統(tǒng)和計算機檢索系統(tǒng)
——檢索信息要覆蓋全部館（室）藏
——檢索功能要匹配合理
（2）設定利用者權限；
（3）進行利用登記；
（4）采取多種方式；
（5）編制各種實用匯編；
（6）編寫初加工的專題材料；
（7）編寫深加工的研究材料；
（8）舉辦檔案陳列或展覽。
現(xiàn)場練習：完成一份歸檔文書檔案盒

第三講：巧手寫公文——常用公文撰寫
一、公文的定義
（一）公務活動中使用的文書；
（二）有著特定體式的文書；
（三）需要經過一定的處理程序來使用的文書。
二、公文的種類
（一）按具體職能分
1、《中國*機關公文條例》將黨的機關文種劃分為14種。
2、《國家行政機關公文處理辦法》將行政公文劃分為13種。
3、金融系統(tǒng)的常用公文可以劃為10種。
（二）按行文方向分
1、上行文、
2、下行文
3、平行文
三、公文寫作的基本要素
（一）主旨
（二）材料
（三）結構
（四）語言
四、公文的特點
（一）政策性；
（二）權威性；
（三）規(guī)范性。
（四）時限性；
（五）平實性。
五、公文的流程
（一）寫作步驟
1．制定目標；
2．選擇文種；
3．列出大綱；
4．撰寫初稿；
5．修改成文。
（二）審定與用印
1、公文的一般審定程序
2、關于公文用印
（三）公文的傳遞
六、好的公文是如何煉成的
（一）核心技巧
1、短短短！
2、您的邏輯能力？
案例：凱撒給羅馬政府的戰(zhàn)報
（二）關于標題
1、法定公文標題的寫法
2、標題的常見錯誤
（三）關于正文
1、開頭——“憑”
既憑什么行文，就是制發(fā)該文的依據(jù)或理由；
2、主體——“事”
即什么事情或什么事項；
3、結尾——“斷”
論斷部分，通常為要求、措施、辦法等。如無措施、要求，用結尾用語即可。
（四）幾種企業(yè)常用公文練習
1、請示：類型、適用范圍、格式
2、報告：類型、適用范圍、格式
3、批復：類型、適用范圍、格式
4、通知：類型、適用范圍、格式
5、通報：類型、適用范圍、格式
6、函：類型、適用范圍、格式
7、會議紀要：類型、適用范圍、格式
現(xiàn)場練習：每組練習一個公文
七、互聯(lián)網+公文寫作
（一）互聯(lián)網成為了整個社會的基礎架構和標準配置；
1．網絡“麥特卡夫”法則；
2.“互聯(lián)網+”成為解決新常態(tài)的戰(zhàn)略方法。
（二）互聯(lián)網+時代的公事溝通
1．短信與微信；
2．電子郵件；
3．銀行公眾號
（三）金融企業(yè)微信公眾號文章的寫作
1、微信文案的作用
降低成本、加強交流、轉化率高、定位準確
2、編寫前的整體布局
3、如何體現(xiàn)傳播性
（1）追熱點
（2）找細節(jié)
（3）看照片
4、素材積累的重要性
現(xiàn)場演練：貴公司近期要組織一次大客戶答謝，擬邀請參加中秋晚會。請各小組經過小組討論后，設計一份能夠聚攏人氣的公眾號宣傳文案。
結束總結與互動
1．三個關鍵詞或一句話描述您的收獲與困惑。
3、今后怎樣掌握上述三項基本功？

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