從使用范圍看，函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)事項(xiàng)。一函一事，可以進(jìn)行事前、事中或事后商洽或答復(fù)。
從發(fā)文機(jī)關(guān)看，函屬于黨政通用文種，各級(jí)機(jī)關(guān)均可使用。
從行文方向看，函屬于平行文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)。函與復(fù)函往往互相對(duì)應(yīng)。

（1）適用范圍。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。不相隸屬機(jī)關(guān)，包括平級(jí)機(jī)關(guān)和其他沒(méi)有行政隸屬、業(yè)務(wù)主管關(guān)系機(jī)關(guān)。根據(jù)內(nèi)容，可分為商洽函、請(qǐng)求函、答復(fù)函、通報(bào)函等。

（2）寫(xiě)作要領(lǐng)
函的發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)基本要對(duì)等。
基本結(jié)構(gòu)
開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)函的原由、根據(jù)。
主體：說(shuō)明致函事項(xiàng)。
結(jié)尾：可向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?，或?qǐng)求協(xié)助解決某一問(wèn)題。
函的結(jié)束語(yǔ)是固定的：專此函達(dá)，請(qǐng)予審復(fù)。

（3）注意事項(xiàng)
A.找準(zhǔn)門(mén)受文單位一定要準(zhǔn)確。
B.寫(xiě)清事函商事項(xiàng)一定要具體。
C.少議論函與請(qǐng)示、報(bào)告相比，一般都比較短小，有一說(shuō)一，不宜展開(kāi)論述。
D.別弄混函與請(qǐng)示務(wù)必分清。向上級(jí)機(jī)關(guān)申請(qǐng)批準(zhǔn)用請(qǐng)示；向平行和沒(méi)有行政隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)求協(xié)商的事項(xiàng)用函。
E.要對(duì)等級(jí)別、態(tài)度講究對(duì)等原則。函的語(yǔ)氣應(yīng)不卑不亢，同時(shí)要注意禮貌用語(yǔ)。
F.要規(guī)范函是正式公文，有其法定權(quán)威性，體例格式不能隨意。

（4）關(guān)于函的形式
函的形式與函的文種是兩個(gè)概念。函的形式、指公文格式中區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”，以函的形式行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。