出納管錢又對賬，資金挪用不設(shè)防
休假出差人手忙，臨時(shí)安排禍要闖
流水不腐是古訓(xùn)，輪換交接為良方
招人考試加面相，背景不查要遭殃
企業(yè)資源個(gè)人化，明星法師來當(dāng)家
控制全靠一支筆，“兩院院士”不稀奇
救火制度頻頻出，東一榔頭西一棒
文本制度不可少，流程圖表更重要
效率成本掛嘴上，風(fēng)險(xiǎn)存亡放兩旁
說一套來做一套，制度如同放空炮
注：“兩院院士”指“干得好進(jìn)醫(yī)院，干得不好進(jìn)法院”
為方便大家記憶，培訓(xùn)時(shí)將《內(nèi)部控制控制十大漏洞》整理成順口溜，具體內(nèi)容可參考《內(nèi)部控制十大漏洞》原文如下：
內(nèi)部控制是企業(yè)為控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)而制定的各項(xiàng)政策與程序。內(nèi)部控制能夠幫助企業(yè)達(dá)到其目標(biāo)，同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)降低至合理范圍內(nèi)，保證企業(yè)資產(chǎn)安全，有效防范各種舞弊活動。內(nèi)部控制的權(quán)威人士Adrian Cadbury爵士曾經(jīng)說過“公司的敗績都是由內(nèi)部控制失敗引起的”，這一點(diǎn)從眾多的企業(yè)失敗案例都得到了驗(yàn)證。從我國的現(xiàn)實(shí)情況來看，企業(yè)內(nèi)部控制普遍比較薄弱，有關(guān)挪用、侵占或詐騙企業(yè)財(cái)產(chǎn)的新聞亦屢見不鮮，企業(yè)資產(chǎn)和股東權(quán)利得不到應(yīng)有保護(hù)，甚至給企業(yè)造成災(zāi)難性損失導(dǎo)致經(jīng)營陷入困境。2004年，中航油巨虧、四川長虹對APEX公司超過38億元的壞賬、創(chuàng)維黃宏生被香港廉政公署拘捕等諸多案例，給我國很多企業(yè)敲響了內(nèi)部控制的警鐘。
筆者結(jié)合眾多內(nèi)控失敗案例和內(nèi)控咨詢工作的經(jīng)驗(yàn)，歸納了我國企業(yè)內(nèi)部控制常見的十大問題，希望管理人員引以為戒，有則改之，無則加勉。
一、出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。之所以把這個(gè)問題列在十大問題之首，是因?yàn)樗浅Ｆ毡榍液蠊麌?yán)重，但遺憾的是，直到今天，仍有很多單位根本沒有意識到這一問題，或雖然意識到了卻不以為然，低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理，通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄，所謂“管錢不管賬，管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，如果由出納來負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金，并通過偽造對賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來掩蓋自己的舞弊行為。國家自然科學(xué)基金委會計(jì)卞中從1995年到2003年的八年期間里，利用掌管國家基礎(chǔ)科學(xué)研究的專項(xiàng)資金下?lián)軝?quán)，采用謊稱支票作廢、偷蓋印鑒、削減撥款金額、偽造銀行進(jìn)賬單和信匯憑證、編造銀行對賬單等手段貪污、挪用公款人民幣兩億余元。卞中擔(dān)負(fù)著資金收付的出納職能，同時(shí)所有的銀行單據(jù)和銀行對賬單也都由他一手經(jīng)辦，使得他得以作案長達(dá)八年都沒有引起過懷疑。2003年春節(jié)剛過，基金委財(cái)務(wù)局經(jīng)費(fèi)管理處剛來的一名大學(xué)生上班伊始便到定點(diǎn)銀行拿對賬單，以往這一工作由會計(jì)卞中負(fù)責(zé)。一筆金額為2090萬的支出引起了這名大學(xué)生注意，在其印象里他沒有聽說此項(xiàng)開支。這個(gè)初入社會的大學(xué)生找到卞中刨根問底，這樁涉案金額超過2億元的大案也因此浮出水面。
從筆者了解的情況看，80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象，究其原因，主要從工作方便角度出發(fā)，由于出納經(jīng)常跑銀行，辦理各種收付款，于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對賬單、編制余額調(diào)節(jié)表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患，其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難，只要改由出納以外的人來負(fù)責(zé)銀行對賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可，關(guān)鍵是要從思想意識上重視起來。
二、領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”審批，缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障。領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”，表明看起來似乎控制很嚴(yán)格，不容易出問題，但事實(shí)上這種“一只筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。首先，事無巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來審批，囿于時(shí)間和精力，領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一只筆”變成簽字“一只筆”而已，控制流于形式。其次，如果缺乏相關(guān)支撐信息，領(lǐng)導(dǎo)無法對收支合理性進(jìn)行判斷，“一只筆”就會失去控制作用，例如經(jīng)辦人員申請購買某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會演變成一種過場。第三，領(lǐng)導(dǎo)“一只筆”會造成高度集權(quán)，不利于對領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督，可能導(dǎo)致腐敗。因此，合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級審批。
三、過于依賴業(yè)務(wù)人員，企業(yè)資源掌握在個(gè)人手中，企業(yè)對業(yè)務(wù)開展失去控制。企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，對企業(yè)來說是一件非常危險(xiǎn)的事情，現(xiàn)實(shí)中經(jīng)?？梢钥吹剑簧倨髽I(yè)的業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職，原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走，形成企業(yè)對業(yè)務(wù)人員過于依賴的局面。更有甚者，有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源，暗地里為自己或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。針對這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)通過完善制度設(shè)計(jì)，例如采取建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)行工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)過程的控制等措施，將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源，讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個(gè)人，這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會依賴于某一兩個(gè)人，從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。2003年初，花旗銀行臺灣區(qū)總經(jīng)理陳圣德率領(lǐng)二十多位主管集體跳槽，但在經(jīng)歷短暫的人事地震以后，花旗銀行在短短兩三個(gè)月內(nèi)就基本恢復(fù)了業(yè)務(wù)正常開展，當(dāng)年業(yè)績并未受到大的影響，盈利反而創(chuàng)下歷史新高，靠的就是花旗銀行內(nèi)部已經(jīng)形成完整的制度和流程，用制度來保障業(yè)務(wù)開展，而不是依賴于某個(gè)業(yè)務(wù)人員或主管。
四、內(nèi)部控制制度文字描述性東西較多，清晰的流程圖和配套表單較少。很多單位有這樣一種現(xiàn)象，員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟，經(jīng)驗(yàn)老到，工作起來游刃有余，而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長時(shí)間來熟悉情況，重新摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清晰的崗位說明和工作流程圖，執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教”來做事，崗位新手在開始階段工作不知從何入手，通常需要很長一段學(xué)習(xí)和熟悉過程。因此，一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分：（1）文字描述的支撐制度文件；（2）工作流程圖或流程的文字描述；（3）相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。通過繪制清晰的工作流程圖，可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度，而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來，并且通過流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。
五、內(nèi)部控制制度“救火式”的較多，制度體系缺乏系統(tǒng)性和完整性，甚至政出多門，相互打架。很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來，經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題，于是相應(yīng)地出臺一個(gè)制度來規(guī)范。例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了，就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法，明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重，就擬定出辦公用品采購與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險(xiǎn)，而對未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外，這樣的制度體系無論在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒有科學(xué)合理的分類，甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出多門，相互打架。筆者曾經(jīng)接觸過一個(gè)單位，僅是購買電腦一項(xiàng)，既可以通過信息科購買，因?yàn)樾畔⒖曝?fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)；也可以通過行政辦公室，因?yàn)殡娔X屬于辦公用品，而辦公用品歸口辦公室管理；還可以通過負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購買，因?yàn)殡娔X是一種固定資產(chǎn)。為此，企業(yè)應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，包括制度的編號、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書面形式予以約束。
六、員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，缺乏明確的工作交接制度。任何一個(gè)崗位，總會出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形，很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰接替的問題。實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來擔(dān)任，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任做法，可能會導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管，如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任，由一人掌握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會大大增加。因此，企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度，防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。
七、人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察，忽視背景調(diào)查。如果雇傭了不誠實(shí)的人，那么即使是最良好的控制也無法防范舞弊。如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者，并因此而雇傭了不誠實(shí)的員工，則很有可能遭受損害。很多企業(yè)在招聘過程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠信，但較多注重于筆試或面試的考察。“然而，誰能知道在一份漂亮的簡歷背后又隱藏著什么？”，背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠信記錄、在以前雇主處工作情況，從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者，防止將不合格人員招進(jìn)來。而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù)，只需要向應(yīng)聘者以前工作過單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息，實(shí)施成本也比較低。曾經(jīng)被稱為北京市醫(yī)療系統(tǒng)頭號女貪、案發(fā)前為北京腫瘤醫(yī)院住院部主任的石巧玲，四年時(shí)間貪污挪用1000多萬元，檢察官辦案時(shí)發(fā)現(xiàn)她自己在不同表格上填寫的出生日期就有三個(gè)版本，而在填寫工作簡歷時(shí)她又玩上了花樣：在1979年5月石巧玲親自填寫的《工作人員履歷表》中，前頁寫“售貨員”，后頁則寫在“二商局工作”；1995年12月25日填寫的腫瘤醫(yī)院《干部任免呈報(bào)表》中，石巧玲的工作簡歷又變成了“19671978年，北京商業(yè)局會計(jì)”。對石巧玲來講，嚴(yán)肅的履歷表成了可隨意填寫的“草紙”。其實(shí)，這些問題通過對應(yīng)聘者簡歷的認(rèn)真審核和相應(yīng)背景調(diào)查是不難發(fā)現(xiàn)的。
八、關(guān)鍵崗位無強(qiáng)制輪換或帶薪休假制度。企業(yè)員工在某一崗位工作時(shí)間長了，會比較熟悉內(nèi)部控制漏洞所在，實(shí)施舞弊的可能性更大。現(xiàn)實(shí)中，有不少挪用或貪污等舞弊現(xiàn)象都是在工作交接時(shí)被發(fā)現(xiàn)的。2005年4月，儀征化纖公司在工作交接過程中發(fā)現(xiàn)營銷部一會計(jì)挪用資金5000多萬元，該會計(jì)1989年畢業(yè)后被分配至儀征化纖從事財(cái)務(wù)工作，十六年來他的崗位和職務(wù)一直都沒有變化，由于在這個(gè)崗位上的時(shí)間很長，規(guī)律摸得非常透，他知道什么時(shí)候?qū)⒖铐?xiàng)交給單位，也清楚什么時(shí)候要進(jìn)行財(cái)務(wù)檢查或?qū)徲?jì)，總能找到新的款項(xiàng)填補(bǔ)以前的漏洞，自1999年開始挪用資金，作案時(shí)間長達(dá)六年，期間一直未露蛛絲馬跡，直到2005年因單位內(nèi)部人事改革他被迫交接工作時(shí)才敗露。過去我們比較強(qiáng)調(diào)“螺絲釘”精神，殊不知，“螺絲釘”在一個(gè)地方時(shí)間擰長了也會容易生銹的。
通過強(qiáng)制輪換，或者帶薪休假，在休假期間工作由別人暫時(shí)接替，由于員工離崗時(shí)的工作交接會受到他人監(jiān)督，那么他實(shí)施并掩蓋舞弊的機(jī)會將大大減少。*貨幣管理局要求全美的銀行雇員每年休假一周，在雇員休假期間，安排其他接替人員做他的工作，就是為了防止員工長期在同一崗位工作可能產(chǎn)生舞弊。對我國企業(yè)來說，對一些關(guān)鍵崗位，例如財(cái)務(wù)、采購中的部分崗位，通過建立強(qiáng)制輪換和帶薪休假制度，既可以提升員工的工作能力，同時(shí)是防范和發(fā)現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)有效措施。
九、過分強(qiáng)調(diào)控制成本，經(jīng)常將效率作為弱化或逾越內(nèi)部控制的理由。實(shí)施內(nèi)部控制無疑需要成本，并且在一定程度上會影響到運(yùn)行效率。于是，一些單位管理人員便常常以影響效率為由，反對內(nèi)部控制措施的推行。事實(shí)上，如果將各項(xiàng)職能都較給某一個(gè)部門或某一個(gè)人去執(zhí)行，沒有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核，在效率上可能會很高，但由此產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)也急劇上升。因此，為了防止一些重大風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來災(zāi)難性損失，犧牲一定程度的效率是控制風(fēng)險(xiǎn)所必須付出的成本?，F(xiàn)實(shí)中經(jīng)常碰到的情形是，在企業(yè)推行新的內(nèi)部控制制度，往往會涉及到原有利益格局的打破和調(diào)整，這時(shí)一些管理人員便表明上以影響效率為由來反對內(nèi)部控制新舉措推行，實(shí)際是由于個(gè)人或部門利益受到影響。因?yàn)閮?nèi)部控制制度不完善帶來的損失可能是關(guān)系到企業(yè)存亡問題，而效率則是影響企業(yè)發(fā)展的快慢，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，不能過分強(qiáng)調(diào)成本因素而忽視內(nèi)部控制制度的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)合理權(quán)衡內(nèi)部控制的成本和效率的關(guān)系。
十、說一套，做一套，制度放空炮。內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行是個(gè)老生常談的問題，卻又不得不談，很多出問題的案例往往都不是因?yàn)橹贫热狈σ?guī)定，而恰恰是制度有明文規(guī)定卻未能遵照執(zhí)行。以中航油（新加坡）為例，盡管公司有完整的風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)章制度，是由國際“四大”之一的安永會計(jì)師事務(wù)所制定的，在風(fēng)險(xiǎn)管理委員會設(shè)置、風(fēng)險(xiǎn)控制流程等各方面制度都比較完備按照規(guī)定，公司的風(fēng)險(xiǎn)管理基本結(jié)構(gòu)是從交易員，到風(fēng)險(xiǎn)管理委員會，到內(nèi)審部，到首席執(zhí)行官，再到董事會層層上報(bào)；每名交易員虧損20萬美元時(shí)，要向風(fēng)險(xiǎn)管理委員會報(bào)告，虧損達(dá)37.5萬美元時(shí)向首席執(zhí)行官匯報(bào)，虧損50萬美元時(shí)，必須斬倉。但遺憾的公司這些制度并未得到有效執(zhí)行，公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理內(nèi)控系統(tǒng)形同虛設(shè)，最終給公司造成了超過5億美元的災(zāi)難性損失。
內(nèi)部控制制度不能有效執(zhí)行原因主要有二：一是制度本身制定得不合理，或過于理想化，或隨著新情況出現(xiàn)，原有制度已不能適應(yīng)卻沒有及時(shí)修改，從而使得制度不具可操作性，自然也就不會被執(zhí)行；二是缺乏保證制度執(zhí)行的機(jī)制，一些單位對內(nèi)部控制執(zhí)行情況既沒有檢查監(jiān)督，又沒有相應(yīng)的獎懲措施，內(nèi)部控制制度成為墻上擺設(shè)和一紙空文也就不奇怪了。為此，企業(yè)一方面需要提高制度可操作性，另一方面要加強(qiáng)制度執(zhí)行力，不能為制度而制度。
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