會議組織策劃培訓(xùn)

【課程背景】
市場環(huán)境的變化和企業(yè)競爭的日趨激烈，迫使企業(yè)要不斷提高內(nèi)部管理的同時強化企
業(yè)內(nèi)部控制和信息透明。會議，無非是一種有效的控制和信息透明的工具。殊不知，在
西方發(fā)達國家和優(yōu)秀企業(yè)通過會議強化和提高企業(yè)管理效率的時候，我們中國諸多行業(yè)
的管理者還在困惑于如何應(yīng)付各種各樣的企業(yè)會議和擺脫“文山會海”的窘境。這就是差
距，管理理念和觀念的差距。
本課程您將學(xué)習(xí)到組織和策劃一個大型的（人數(shù)、規(guī)模）、復(fù)合型的（多種活動）會
如何組織管理？應(yīng)該準備些什麼？注意些什麼？本次培訓(xùn)通過介紹一些經(jīng)驗和案例，希
望能給大家一些幫助。

【課程收益】
觀念轉(zhuǎn)變－會議是一項有效的管理工具
明確會議目的－明確目的才能有效保證會議的整體效果
會議過程控制及評估－有效計劃是一切會議成功的保證

【課程對象】
行政、會議組織相關(guān)人員

【授課方式】
課程講授—Lecture 案例分析—Case 角色扮演—RP 分組討論—GD
游戲體驗—Game 情景測驗—Test 影音資料—Video 教練提問—Question

【課程大綱】
第一單元：會議組織管理概述
聽到會議組織策劃管理，你想學(xué)到什么？你聯(lián)想到什么？
曾經(jīng)是否有這樣的情況：
1. 開會當(dāng)天，現(xiàn)場設(shè)備出現(xiàn)故障
2. 會議過程中，資料印刷出現(xiàn)錯誤
1. 會議的概念
案例分享：請柬發(fā)出去之后
現(xiàn)場調(diào)查：
1. 參加過會議組織和管理（內(nèi)部或外部）的人請舉手？什么感受？
2. 牽頭做過會議組織和管理的人請舉手？什么感受？
3. 誰能談一談會務(wù)工作在整個會議（活動）中的地位？
4. 會務(wù)工作包含那些內(nèi)容？
2. 會議的涵義
1. 會議的主要特點
1) 集體性
2) 程序性
2. 會議的作用
1) 會議體現(xiàn)了民主
2) 會議交流了信息
3. 會議的種類
4. 會議的要素

第二單元：會議籌備工作
1. 會議籌備工作機構(gòu)職責(zé)規(guī)范
1. 會務(wù)工作機構(gòu)的設(shè)置
2. 會務(wù)人員的職務(wù)名稱
3. 會務(wù)工作機構(gòu)的分工
4. 會議籌備方案的制訂
5. 會議籌備工作的檢查
2. 會前準備事宜
1. 會前的時間計劃
1) 會前準備的開始時間
2) 會議TAME小組成立
3) 會議策劃案
2. 策劃案的內(nèi)容
什么是策劃案？
1) 確定會議主題與議題
2) 確定會議名稱
3) 確定會議規(guī)模與規(guī)格
２.TAME小組成立
３.會議場所的選定和布置
1) 會場勘察原則
2) 起草協(xié)議
3) 協(xié)議內(nèi)容包括哪些？
4) 會場布置
４.會務(wù)分工
５.制定會議費預(yù)算

第三單元：會議文書制作
1. 會議通知制作的發(fā)放
2. 會議開幕詞制作和使用
3. 大會工作報告制作和使用
4. 會議記錄制作和使用
5. 會議簡報制作和使用
6. 決議制作和使用
7. 會議紀要制作和使用
8. 會議閉幕詞制作和使用
9. 會議總結(jié)講話制作和使用
10. 公報制作和使用

第四單元：會議接待的基本流程
一 接待基本原則
1. 講究禮賓順序
２.接待的種類
(１)上級領(lǐng)導(dǎo)視察接待
(２)業(yè)務(wù)往來接待
(３)商務(wù)宣傳活動接待
二、接待準備工作
１.了解基本情況
２.確定迎送規(guī)格
３.做好迎接安排
４.做好住宿安排
三、接待過程控制
1. 迎接飛機、火車要點
2. 車上需準備物品
3. 來賓到達后的安排
4. 協(xié)調(diào)日程安排
5. 食宿安排
1) 宴會種類
2) 宴請中主方禮儀
3) 中餐宴請禮儀
4) 西餐宴請禮儀

第五單元：會議過程中服務(wù)要點
一 會前準備要點
1. 熟悉會議的編導(dǎo)程序
2. 物品準備
二、會議期間的服務(wù)
１.與會者到達時的工作
２.開會過程中的保障工作
三、會議結(jié)束后的工作
１.送參會客人離開
２.檢查會場
３.會場“三清三關(guān)”
四、會議服務(wù)人員注意事項

第六單元：其它事項
一、做好會議記錄
二、做好會議保密工作
三、會后的總結(jié)

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